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Logrando objetivos usando OKRs

Una buena práctica de gestión de equipos es tener los objetivos claros y visibles; asimismo, una técnica eficaz de gestión de objetivos es usar OKRs. En este artículo explicaremos cómo hemos logrado alcanzar ciertos objetivos mediante el uso de OKRs.
Picture of por Manuel Borja

por Manuel Borja

CEO & Founder

¿Qué es un OKR?

Es una práctica que consiste en definir objetivos (de ahí viene la letra O) y métricas para medir el logro de estos a las cuales se denomina key results (de ahí vienen las letras KR). Cada objetivo puede tener objetivos “hijos” que aportan al objetivo “padre” y de esta forma se forma una estructura jerárquica de objetivos.

¿Quién define los OKRs?

Usualmente son los líderes de la organización quienes definen el norte, es decir, los objetivos y key results más altos en la estructura de objetivos. Luego, los diferentes equipos o miembros de equipos colaboran definiendo los objetivos “hijos” que permitan lograr el objetivo “padre”, así como sus respectivos key results.

Esto no significa que los objetivos sean definidos solamente con un enfoque top-down, los miembros de un equipo también identifican oportunidades que pueden convertirse en objetivos, es decir, un enfoque bottom-up. Es proceso continuo de retroalimentación en ambos sentidos.

¿Qué tipos de OKRs existen?

Lagging

Existen OKRs que se denominan "lagging" que significa que miden lo que ya sucedió. Por ejemplo, si tenemos un objetivo "Incrementar las ventas de la línea de negocio ITSM" con un key result "Incremento de ventas de la línea de negocio ITSM en 15%", lo que va a pasar es que al final del periodo del objetivo (trimestre, año, etc.) vamos a medir "cuánto se vendió". Si solo tuviéramos ese tipo de objetivo, estaríamos con una actitud pasiva ya que sólo mediríamos lo que ya pasó.

Leading

El otro tipo de OKR son los denominados "leading" que son objetivos sobre los que tenemos control para impactar en el futuro. Por ejemplo, los objetivos "hijo" del objetivo del ejemplo anterior, podrían ser objetivos específicos de marketing, relacionamiento comercial, capacidad de planta de los ingenieros, entrenamiento, etc.

¿Cómo es el procedimiento?

Como todo, lo mejor es adaptarlo a lo que funcione mejor para tu organización, de acuerdo con su cultura. En nuestro caso, usualmente el equipo de liderazgo toma diversos inputs, incluyendo el feedback de toda la organización para definir los objetivos, usualmente lagging, de primer nivel.

 

Luego, los equipos de la organización colaboran de forma autónoma para sugerir los objetivos de tipo leading que ayuden a lograr los objetivos de la organización. Esto puede llegar hasta el nivel de objetivos personales. En nuestro caso, lo hacemos trimestralmente y tenemos sesiones donde el equipo de liderazgo los presenta a toda la organización. Asimismo, tenemos sesiones donde se presentan y celebran los resultados.

¿Qué usamos para gestionar los OKRs?

En nuestro caso usamos Jira Software y un complemento de Jira denominado Structure los cuales nos permiten que todo el team tenga acceso al árbol de OKRs, así como poder visualizar por tipo de objetivo por team responsable, por persona, por estado, etc. Y lo más interesante es que podemos mapear KRs con proyectos, tareas, tiques de soporte, tareas de entrenamiento interno, etc. para saber qué se está haciendo para lograr los objetivos. Esto nos permite tener tanto vistas ejecutivas como poder entrar al detalle para detectar impedimentos, de ser necesario.

En la siguiente imagen observamos un extracto del árbol de OKRs. Vemos un objetivo, un objetivo hijo, el KR del objetivo hijo y una actividad de nuestra bit2bit Americas University interna asociada al KR:

Nuestro Caso de Éxito

Atlassian Specialized Partner

Recientemente logramos 2 reconocimientos de nuestro partner Atlassian: Cloud Specialized y ITSM Specialized. El equipo de liderazgo de bit2bit Americas definió ciertos objetivos comerciales de tipo lagging y 2 de los objetivos “hijos” de uno de estos objetivos comerciales fue ser el primer partner de Atlassian en Hispanoamérica en obtener estas especializaciones. 

 

Para lograrlo, se requería cumplir con una larga lista de exigentes requisitos que implicaban la participación de diversos equipos de bit2bit Americas, los cuales se plasmaron como objetivos “hijos”, llegando en los casos que consideramos necesario hasta el nivel individual. Definimos objetivos de entrenamiento, comerciales, marketing, administración, etc.

 

Esto genera motivación ya que cuando un miembro de nuestro equipo colabora con un objetivo, puede ver como su esfuerzo impacta en el objetivo “padre”, y este a su vez en su objetivo “padre” hasta llegar al primer nivel de objetivos. De esta manera, toda la organización está alineada y celebramos contentos cuando logramos un objetivo.

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¿Qué son los procesos ITSM? La versión 4 de ITIL pasó recientemente de recomendar “procesos” de ITSM a introducir 34 “prácticas” de ITSM. Su razonamiento para esta terminología actualizada es que “se pueden considerar elementos como la cultura, la tecnología, la información y la gestión de datos para obtener una visión holística de las formas de trabajar”. Este enfoque más integral refleja mejor las realidades de las organizaciones modernas.

 

Aquí, no nos preocuparemos por las diferencias matizadas en el uso de la terminología de prácticas o procesos. Lo que es importante y cierto, independientemente del marco que siga su equipo, es que los equipos de servicios de TI modernos utilizan los recursos de la organización y siguen procedimientos repetibles para brindar un servicio consistente y eficiente. De hecho, aprovechar la práctica o el proceso es lo que distingue a ITSM de TI.

La gestión de cambios garantiza que se utilicen procedimientos estándar para un manejo rápido y eficiente de todos los cambios en la infraestructura de TI, ya sea para implementar nuevos servicios, gestionar los existentes o resolver problemas en el código. La gestión de cambios eficaz proporciona contexto y transparencia para evitar cuellos de botella y al mismo tiempo, minimizar el riesgo. No se sienta abrumado por esto y la aún más larga lista de prácticas de ITIL.

La gestión de problemas es el proceso de identificar y gestionar las causas de los incidentes en un servicio de TI, la gestión de problemas no se trata solo de encontrar y solucionar incidentes, sino de identificar y comprender las causas subyacentes de un incidente, así como de identificar el mejor método para eliminar las causas de raíz.

La gestión de incidentes es el proceso para responder a un evento no planificado o una interrupción del servicio y restaurar el servicio a su estado operativo. Teniendo en cuenta todos los servicios de software de los que dependen las organizaciones hoy en día, existen más puntos de falla potenciales que nunca, por lo que este proceso debe estar listo para responder y resolver problemas rápidamente.

La gestión de activos de TI (también conocida como ITAM) es el proceso de garantizar que los activos de una organización se contabilicen, implementen, mantengan, actualicen y eliminen cuando llegue el momento. En pocas palabras, se trata de asegurarse de que los elementos valiosos, tangibles e intangibles, de la organización sean rastreados y utilizados.

La gestión del conocimiento es el proceso de crear, compartir, utilizar y gestionar el conocimiento y la información de una organización. Se refiere a un enfoque multidisciplinario para lograr los objetivos organizacionales haciendo el mejor uso del conocimiento.

La gestión de solicitudes de servicio es un procedimiento repetible para manejar la amplia variedad de solicitudes de servicio al cliente, como solicitudes de acceso a aplicaciones, mejoras de software y actualizaciones de hardware. El flujo de trabajo de solicitud de servicio a menudo implica solicitudes recurrentes y se beneficia enormemente de permitir a los clientes el conocimiento y la automatización de ciertas tareas.

Porque la plataforma abierta para el trabajo de Jira brinda una mayor claridad, colaboración y rentabilidad en toda la empresa. En medio de las rápidas transformaciones de TI y los objetivos comerciales en constante cambio, simplemente no es suficiente tener una solución ITSM; necesitas una que realmente acelere la forma en que trabajan tus equipos.

 

La solución ITSM de Atlassian desbloquea la TI a alta velocidad al optimizar los flujos de trabajo en el desarrollo y las operaciones a escala. Es decir, lo que antes eran muchos equipos aislados con diferentes formas de trabajar, ahora están integrados y son mucho más colaborativos que nunca.

Los principios de gestión de servicios pueden brindar mejoras a toda su organización. ITSM conduce a ganancias de eficiencia y productividad.

 

En bit2bit Americas y Atlassian evaluamos, implementamos, entrenamos y acompañamos a nuestros clientes en la implementación de los procesos relacionados con la Gestión del Servicio de TI (ITSM) según las buenas prácticas recomendadas por ITIL (IT Infrastructure Library).

 

Nuestro enfoque es estratégico y aporta valor al negocio ofreciendo soluciones de TI que combinan adecuadamente personas, procesos y tecnología. Realizamos la conexión entre TI y la estrategia de negocio y ayudamos a nuestros clientes a entender el impacto de TI en sus distintos procesos de negocio.