Introducción

La transformación digital implica que las organizaciones y los equipos de trabajo utilicen tecnología para aprovechar oportunidades. En este artículo vamos a hablar de workflows, automatización del envío de correos personalizados y automatización de la ejecución de tareas manuales repetitivas mediante RPA a través del uso de productos como Jira Core Server, Jira Email This Issue, automate.io y UiPath para mejorar gradualmente un proceso de reclutamiento de colaboradores. 

Situación inicial: Caos

Inicialmente el proceso era el siguiente: Las hojas de vida de los candidatos llegaban al correo de diversas personas de nuestro equipo y estos se reenviaban a los posibles interesados en estos candidatos. Si por casualidad el correo que contenía su CV era leído por uno de los interesados, entonces este solicitaba vía correo o chat al equipo de Recursos Humanos que coordine la entrevista. Luego, el equipo de Recursos Humanos realizaba la coordinación de agendas y programaba la entrevista. Y así continuaba el proceso mediante comunicaciones por correo, chat y conversaciones de pasillo.

Los problemas de esa situación eran:

• Se perdía el seguimiento a algunos candidatos
• Los roles no estaban claramente definidos
• Había mucha variabilidad en la forma de ejecutar el proceso
• Había demasiadas actividades manuales repetitivas que no agregaban valor
• Las actividades manuales generaban errores
• No era factible hacer seguimiento al proceso
• No era factible poder atender un mayor ratio de ingreso de candidatos al proceso

Mejora 1: Workflow en Jira

La primera mejora fue crear un workflow en Jira Core. Entre otras cosas, se creó una tarea de tipo Candidato que pasaba por una serie de estados que finalizaban en su contratación o no contratación. Se crearon cuadros de mando donde cada persona del equipo, dependiendo de su rol, podía ver las tareas que tenía pendiente en el proceso de reclutamiento. Asimismo, se configuró una cuenta de correo a la que llegaban los CVs de los candidatos y creaban automáticamente una tarea de tipo Candidato.

Esta primera mejora permitió:

• Tener seguimiento detallado del 100% de candidatos
• Incrementar la facilidad de seguimiento y trazabilidad de cada candidato
• Tener roles claramente definidos y tableros de tareas por rol
• Incrementar la calidad al ejecutarse el proceso siempre de forma similar mediante un workflow

Jira es una herramienta de Atlassian que permite a los equipos organizarse mediante workflows que implementan un proceso, tableros de control, notificaciones, entre otros.

Mejora 2: Automatización de correos y eventos

Ya se tenía el proceso bajo control, pero llegó un momento en el que se recibían en promedio 150 candidatos a la semana de los cuales se seleccionaban aproximadamente 10 para una evaluación inicial. Esto incrementó la cantidad de horas invertidas en actividades manuales y los errores humanos. Algunas de las tareas a realizar por cada candidato eran:

• Solicitud de información pendiente vía correo
• Invitación a entrevista vía correo
• Confirmación de entrevista vía correo
• Programación de evaluación en el calendario
• Agradecimiento a no seleccionado vía correo o oferta para contratación 

Se identificó que cada correo redactado manualmente y cada programación en el calendario tomaba aproximadamente 2 minutos. Haciendo cálculos, esto resultaba en 100 minutos semanales de tareas manuales lo cual equivale a 86 horas al año de actividades manuales.

En ese contexto se implementó:

• La automatización de la creación del contenido y envío de correos utilizando Email This Issue 
• La automatización de la creación de los eventos en el calendario utilizando automate.io

Esta segunda mejora permitió:

• Incrementar la calidad al ejecutarse las comunicaciones siempre de forma similar mediante automatización
• Reducir de forma significativa de errores por ejecución manual de tareas
• Reducir la cantidad de horas invertidas en actividades manuales

Sin considerar las comunicaciones con candidatos que pasan la primera evaluación, esta automatización permitió por lo tanto el ahorro de aproximadamente 86 horas al año.

Email This Issue  (también conocido como JETI) es una extensión de Jira que permite enviar correos desde dentro de Jira utilizando la información existente en un issue Jira.

automate.io es una plataforma que permite automatizar procesos de negocio mediante la integración de aplicaciones.

Mejora 3: UiPath

Los candidatos llegan de diversas fuentes:

• Páginas de búsqueda de trabajo
• LinkedIn
• Bolsas de trabajo de universidades
• Formulario web
• etc

Sin embargo, algunas de estas fuentes no envían el archivo del CV del candidato por lo que se tenía que realizar las siguientes actividades:

• Ubicar el candidato en Jira
• Buscar el candidato en el sistema fuente
• Descargar el CV del candidato del sistema fuente
• Cargar el CV del candidato en Jira

Esto era necesario para que los solicitantes de candidatos puedan revisar fácilmente la información de estos en una sola plataforma: Jira. El problema era que de 150 candidatos que llegaban en una semana, aproximadamente 80 venían sin CV. Hacer esto manualmente tomaba aproximadamente 2 minutos por candidato. Dado que se tenía que realizar esto con 80 candidatos a la semana entonces se gastaba 160 minutos por semana, lo que equivale a 138 horas al año.

En ese contexto se implementó:

• La automatización del procedimiento descrito utilizando tecnología RPA con el producto UiPath.

Esta tercera mejora permitió:

• Reducción significativa de errores por ejecución manual de tareas
• Ahorro de aproximadamente 138 horas de actividades manuales al año.

UiPath es una tecnología RPA (Robotic process automation) que permite automatizar tareas repetitivas mediante robots. Los robots simulan la interacción de un humano con sistemas digitales con la diferencia que se pueden ejecutar desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin los errores y cansancio propios de un humano.

Conclusión

Identificando las oportunidades de mejora y utilizando la tecnología idónea en cada caso se logró:

• Tener seguimiento detallado del 100% de candidatos
• Tener roles claramente definidos y tableros de tareas por rol
• Incrementar la calidad al ejecutarse el proceso siempre de forma similar: Comunicaciones, workflow, etc.
• Reducir de forma significativa de errores por ejecución manual de tareas
• Ahorrar de alrededor de 224 horas al año de actividades manuales
• Reducir del tiempo de ciclo del proceso
• Incrementar la capacidad de atención ante un mayor ratio de ingreso de candidatos al proceso