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La transformación digital implica que las organizaciones y los equipos de trabajo utilicen tecnología para aprovechar oportunidades. En este artículo vamos a hablar de workflows, automatización del envío de correos personalizados y automatización de la ejecución de tareas manuales repetitivas mediante RPA a través del uso de productos como Jira Core Server, Jira Email This Issue, automate.io y UiPath para mejorar gradualmente un proceso de reclutamiento de colaboradores.
Inicialmente el proceso era el siguiente: Las hojas de vida de los candidatos llegaban al correo de diversas personas de nuestro equipo y estos se reenviaban a los posibles interesados en estos candidatos. Si por casualidad el correo que contenía su CV era leído por uno de los interesados, entonces este solicitaba vía correo o chat al equipo de Recursos Humanos que coordine la entrevista. Luego, el equipo de Recursos Humanos realizaba la coordinación de agendas y programaba la entrevista. Y así continuaba el proceso mediante comunicaciones por correo, chat y conversaciones de pasillo.
Los problemas de esa situación eran:
La primera mejora fue crear un workflow en Jira Core. Entre otras cosas, se creó una tarea de tipo Candidato que pasaba por una serie de estados que finalizaban en su contratación o no contratación. Se crearon cuadros de mando donde cada persona del equipo, dependiendo de su rol, podía ver las tareas que tenía pendiente en el proceso de reclutamiento. Asimismo, se configuró una cuenta de correo a la que llegaban los CVs de los candidatos y creaban automáticamente una tarea de tipo Candidato.
Esta primera mejora permitió:
Jira es una herramienta de Atlassian que permite a los equipos organizarse mediante workflows que implementan un proceso, tableros de control, notificaciones, entre otros. |
Ya se tenía el proceso bajo control, pero llegó un momento en el que se recibían en promedio 150 candidatos a la semana de los cuales se seleccionaban aproximadamente 10 para una evaluación inicial. Esto incrementó la cantidad de horas invertidas en actividades manuales y los errores humanos. Algunas de las tareas a realizar por cada candidato eran:
Se identificó que cada correo redactado manualmente y cada programación en el calendario tomaba aproximadamente 2 minutos. Haciendo cálculos, esto resultaba en 100 minutos semanales de tareas manuales lo cual equivale a 86 horas al año de actividades manuales.
En ese contexto se implementó:
Esta segunda mejora permitió:
Sin considerar las comunicaciones con candidatos que pasan la primera evaluación, esta automatización permitió por lo tanto el ahorro de aproximadamente 86 horas al año.
Email This Issue (también conocido como JETI) es una extensión de Jira que permite enviar correos desde dentro de Jira utilizando la información existente en un issue Jira. |
automate.io es una plataforma que permite automatizar procesos de negocio mediante la integración de aplicaciones. |
Los candidatos llegan de diversas fuentes:
Sin embargo, algunas de estas fuentes no envían el archivo del CV del candidato por lo que se tenía que realizar las siguientes actividades:
Esto era necesario para que los solicitantes de candidatos puedan revisar fácilmente la información de estos en una sola plataforma: Jira. El problema era que de 150 candidatos que llegaban en una semana, aproximadamente 80 venían sin CV. Hacer esto manualmente tomaba aproximadamente 2 minutos por candidato. Dado que se tenía que realizar esto con 80 candidatos a la semana entonces se gastaba 160 minutos por semana, lo que equivale a 138 horas al año.
En ese contexto se implementó:
Esta tercera mejora permitió:
UiPath es una tecnología RPA (Robotic process automation) que permite automatizar tareas repetitivas mediante robots. Los robots simulan la interacción de un humano con sistemas digitales con la diferencia que se pueden ejecutar desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin los errores y cansancio propios de un humano. |
Identificando las oportunidades de mejora y utilizando la tecnología idónea en cada caso se logró:
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¿Qué son los procesos ITSM? La versión 4 de ITIL pasó recientemente de recomendar “procesos” de ITSM a introducir 34 “prácticas” de ITSM. Su razonamiento para esta terminología actualizada es que “se pueden considerar elementos como la cultura, la tecnología, la información y la gestión de datos para obtener una visión holística de las formas de trabajar”. Este enfoque más integral refleja mejor las realidades de las organizaciones modernas.
Aquí, no nos preocuparemos por las diferencias matizadas en el uso de la terminología de prácticas o procesos. Lo que es importante y cierto, independientemente del marco que siga su equipo, es que los equipos de servicios de TI modernos utilizan los recursos de la organización y siguen procedimientos repetibles para brindar un servicio consistente y eficiente. De hecho, aprovechar la práctica o el proceso es lo que distingue a ITSM de TI.
La gestión de cambios garantiza que se utilicen procedimientos estándar para un manejo rápido y eficiente de todos los cambios en la infraestructura de TI, ya sea para implementar nuevos servicios, gestionar los existentes o resolver problemas en el código. La gestión de cambios eficaz proporciona contexto y transparencia para evitar cuellos de botella y al mismo tiempo, minimizar el riesgo. No se sienta abrumado por esto y la aún más larga lista de prácticas de ITIL.
La gestión de problemas es el proceso de identificar y gestionar las causas de los incidentes en un servicio de TI, la gestión de problemas no se trata solo de encontrar y solucionar incidentes, sino de identificar y comprender las causas subyacentes de un incidente, así como de identificar el mejor método para eliminar las causas de raíz.
La gestión de incidentes es el proceso para responder a un evento no planificado o una interrupción del servicio y restaurar el servicio a su estado operativo. Teniendo en cuenta todos los servicios de software de los que dependen las organizaciones hoy en día, existen más puntos de falla potenciales que nunca, por lo que este proceso debe estar listo para responder y resolver problemas rápidamente.
La gestión de activos de TI (también conocida como ITAM) es el proceso de garantizar que los activos de una organización se contabilicen, implementen, mantengan, actualicen y eliminen cuando llegue el momento. En pocas palabras, se trata de asegurarse de que los elementos valiosos, tangibles e intangibles, de la organización sean rastreados y utilizados.
La gestión del conocimiento es el proceso de crear, compartir, utilizar y gestionar el conocimiento y la información de una organización. Se refiere a un enfoque multidisciplinario para lograr los objetivos organizacionales haciendo el mejor uso del conocimiento.
La gestión de solicitudes de servicio es un procedimiento repetible para manejar la amplia variedad de solicitudes de servicio al cliente, como solicitudes de acceso a aplicaciones, mejoras de software y actualizaciones de hardware. El flujo de trabajo de solicitud de servicio a menudo implica solicitudes recurrentes y se beneficia enormemente de permitir a los clientes el conocimiento y la automatización de ciertas tareas.
Porque la plataforma abierta para el trabajo de Jira brinda una mayor claridad, colaboración y rentabilidad en toda la empresa. En medio de las rápidas transformaciones de TI y los objetivos comerciales en constante cambio, simplemente no es suficiente tener una solución ITSM; necesitas una que realmente acelere la forma en que trabajan tus equipos.
La solución ITSM de Atlassian desbloquea la TI a alta velocidad al optimizar los flujos de trabajo en el desarrollo y las operaciones a escala. Es decir, lo que antes eran muchos equipos aislados con diferentes formas de trabajar, ahora están integrados y son mucho más colaborativos que nunca.
Los principios de gestión de servicios pueden brindar mejoras a toda su organización. ITSM conduce a ganancias de eficiencia y productividad.
En bit2bit Americas y Atlassian evaluamos, implementamos, entrenamos y acompañamos a nuestros clientes en la implementación de los procesos relacionados con la Gestión del Servicio de TI (ITSM) según las buenas prácticas recomendadas por ITIL (IT Infrastructure Library).
Nuestro enfoque es estratégico y aporta valor al negocio ofreciendo soluciones de TI que combinan adecuadamente personas, procesos y tecnología. Realizamos la conexión entre TI y la estrategia de negocio y ayudamos a nuestros clientes a entender el impacto de TI en sus distintos procesos de negocio.